Die SAFE-ID dient der eindeutigen Identifizierung des Postfaches. Sie wird im Governikus COM Vibilia als Nutzer-ID bezeichnet und kann über die Menüleiste unter Server >Verzeichnisdienst… angezeigt werden. Sie beginnt in der Regel mit „DE.Justiz.[…]“. Ohne Angabe einer SAFE-ID kann das Postfach nicht freigeschaltet werden.
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FAQ
Häufige Fragen
Allgemein
Der Antrag soll in der Regel vom Postfachverantwortlichen (Behördenleiter, Dienststellenleiter) gestellt und unterschrieben werden.
Die Aufgaben des Postfachverantwortlichen werden in § 8 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung (ERVV) beschrieben:
- Der Postfachinhaber bestimmt die natürlichen Personen, die Zugang zum besonderen elektronischen Behördenpostfach erhalten sollen, und stellt ihnen das Zertifikat und das Zertifikats-Passwort zur Verfügung.
- Der Zugang zum besonderen elektronischen Behördenpostfach erfolgt ausschließlich mithilfe des Zertifikats und des Zertifikats-Passworts des Postfachinhabers. Die Zugangsberechtigten dürfen das Zertifikat nicht an Unbefugte weitergeben und haben das Zertifikats-Passwort geheim zu halten.
- Der Postfachinhaber kann die Zugangsberechtigungen zum besonderen elektronischen Behördenpostfach jederzeit aufheben oder einschränken.
- Der Postfachinhaber hat zu dokumentieren, wer zugangsberechtigt ist, wann das Zertifikat und das Zertifikats-Passwort zur Verfügung gestellt wurden und wann die Zugangsberechtigung aufgehoben wurde. Er stellt zugleich sicher, dass der Zugang zu seinem besonderen elektronischen Behördenpostfach nur den von ihm bestimmten Zugangsberechtigten möglich ist.
Jede Behörde ist grundsätzlich gemäß § 3 Abs. 2 HEGovG verpflichtet, einen DE-Mail-Zugang zu eröffnen.
Ist eine Kommune berechtigt, Ordnungswidrigkeiten zu erlassen, so muss sie alle Übermittlungswege gemäß § 110c OWiG i.V.m. § 32a StPO eröffnen, da der Absender einer elektronischen Nachricht den Übertragungsweg grundsätzlich wählen kann. In diesem Fall ist die Einrichtung eines besonderen elektronischen Behördenpostfaches erforderlich.
Nach Suche eines Empfängers im Adressbuch/Verzeichnisdienst werden alle Institutionen und Personen angezeigt, mit denen ein Nachrichtenaustausch mittels beBPo möglich ist. Bitte beachten Sie, dass erst nach Eingabe eines Suchkriteriums Adressen angezeigt werden. Genauere Informationen zur Auswahl eines Empfängers im Governikus COM Vibilia sind in Kapitel 10.2 des Anwenderhandbuches zu finden.
Governikus COM Vibilia
Der Governikus COM Vibilia ist als Einzelplatzlösung konzipiert. Es besteht jedoch die Möglichkeit, den Speicherort des Postfaches auf ein Netzlaufwerk bzw. Dateiserver festzulegen. Es kann dann von mehreren PCs auf das Postfach zugegriffen werden, jedoch nicht gleichzeitig.
Zusätzlich kann der COM Vibilia auch im Szenario beBPo-Sendeclient betrieben werden. Es handelt sich um funktional eingeschränktes Szenario. Der Empfang von Nachrichten kann nur über einen zentralen Posteingang erfolgen. Ein direktes Senden von Nachrichten aus dem Sendeclient ist jedoch möglich. Weitere Informationen dazu finden Sie in Kapitel 10.3.3 des Anwendungshandbuches.
Für den Einsatz in verzweigten Organisationsformen (parallele Nutzung) und auch die Einbindung in Mailprogrammen wie beispielsweise Outlook stehen Drittprodukte zur Verfügung.
Das Postfach wurde erfolgreich eingerichtet und muss nun noch freigeschaltet werden. Bitte füllen Sie den Antrag auf Freischaltung aus und reichen diesen ein.
An dieser Stelle muss der Vertrauenswürdige Herkunftsnachweis (VHN) hinterlegt werden. Es handelt sich dabei um ein Zertifikat, das nach Freischaltung des Postfaches auf der Seite der Bundesnotarkammer erzeugt werden kann. Der Link zur Erstellung des VHN lautet https://zertifikate.safe-justiz.de/UserCertificateManagementUI/#!/creationÖffnet sich in einem neuen Fenster. Dort finden Sie unter „Hilfe“ einen Leitfaden, der im Kapitel 1 die Erzeugung des VHN detailliert beschreibt.
Wenn Sie das Zertifikat erzeugt und in der Anwendung hinterlegt haben, wird als Inhaber „VHN - besonderes elektronisches Behördenpostfach“ angezeigt.
Bitte beachten Sie, dass der VHN unabhängig vom Postfachzertifikat zu betrachten ist. Das Postfachzertifikat wird u.a. für die Ver- und Entschlüsselung der Nachrichten benötigt und ist unter Postfach > Bearbeiten… auf der Registerkarte Grundeinstellungen eingebunden.
Bei Verwendung des COM Vibilia können Sie ein neues Postfachzertifikat über den Menüpunkt Postfach > Bearbeiten… erzeugen. Wechseln Sie auf die Registerkarte Grundeinstellungen und klicken Sie den Button Erstellen…. Vergeben Sie eine PIN und speichern Sie das Zertifikat an einem beliebigen, aber sicheren Ort ab. Anschließend geben Sie erneut die PIN ein. Damit wird das Zertifikat im Postfach eingebunden und Sie sollten die Informationen des neuen Zertifikates sehen. Schließen Sie das Fenster mit Klick auf OK.
Abgelaufene Zertifikate sind nicht mehr austauschbar, das Postfach ist nicht mehr nutzbar. Es muss ein neues Postfach angelegt und ein neuer Freischaltungsantrag mit der dann neuen Nutzer-ID eingereicht werten. Bitte ergänzen Sie unter Anmerkungen, dass das bisherige Postfach gelöscht werden soll (unter Angabe der Nutzer-ID).
Nachrichten, die vor dem Zertifikatsablauf eingegangen sind, können noch abgeholt werden.